Tips & tricks 4: Werk zo min mogelijk met een podium

In een concertgebouw spelen de muzikanten op een mooi uitgelicht podium, het publiek zit in het donker. Bij een inspirerend gesprek is iedereen muzikant en bespeelt zijn eigen stembanden. Daarom zitten we bij voorkeur óf allemaal in de zaal, óf allemaal op het podium. Hoge podia creëren afstand die niet makkelijk is te overbruggen, zelfs niet door de beste gespreksleiders.

Inrichting

Veel congressen en bijeenkomsten worden georganiseerd in zalen die oorspronkelijk ontworpen zijn als theater of bioscoop. Het grote voordeel van deze ruimtes is dat er een gebouw om heen zit met allerlei faciliteiten die goed van pas kunnen komen. Ontvangstruimtes, toiletten, pauzezalen en café of restaurant. Dit soort publieke gebouwen staan vaak goed bereikbare plekken in een stad staan en kunnen door hun uitstraling karakter geven aan een bijeenkomst.

Hoe specifieker een zaal is ingericht, hoe minder verschillende bijeenkomsten er mogelijk zijn in deze zaal. Een klassiek theater met veel rood fluweel, prachtige balkons en een hoog podium kan goed een toneelstuk huisvesten. Het publiek koopt een kaartje, betaalt om dicht bij de voorstelling te zitten en kijkt en luistert in stilte en vaak in het donker.

Wanneer er een congres plaatsvindt in dit theater zullen de congresgangers ook in een luister houding terecht komen. De comfortabele stoelen zitten vast aan het gebouw en alle aandacht en energie is op het podium gericht. De mensen achter je zie je niet en die voor je slechts op het achterhoofd. Dat is niet zo’n goede uitgangspositie voor een zaalbreed gesprek.

Welke ruimte werkt?

Wanneer je een congres of bijeenkomst organiseert, is het goed om naast alle faciliteiten die je nodig hebt, eens goed na te denken wat voor type gesprek(ken) je wilt organiseren. Als je programma hoofdzakelijk bestaat uit inspirerende voordrachten en wil je graag veel mensen ontvangen, dan kan een traditionele theater- of collegezaal van pas komen. Als je ambitie is om je gasten ook veel met elkaar in gesprek te laten gaan, probeer dan eens te experimenteren met alternatieve ruimtelijke opstellingen.

Hoe gaat een dagvoorzitter of gespreksleider een levendig gesprek voor elkaar krijgen als mensen in lange rijen naar één kant kijken? Stel dat je ambitie is om na een inspirerende spreker de mensen in de zaal te betrekken bij het onderwerp, zou het dan niet prettig zijn als deze spreker tussen de mensen zit of staat en iedereen daarom heen? Welke gemiddelde zaal heeft een opstelling die dit ronde gesprek mogelijk maakt?

De podiumwet

Sommige congreslocaties of theaters zijn wel flexibel genoeg om een ruimtelijke setting te maken die past bij het karakter van de bijeenkomst, congres of gesprek. Denk daarbij aan de zogenaamde vlakkevloertheaters waar vaak met losse stoelen of podiumdelen vele opstellingen gemaakt kunnen worden. En vergeet dan ook even wat je al kent. Zelfs in de meest open en vrij indeelbare ruimtes worden traditionele theateropstelling nagemaakt. Niet omdat het zo moet maar vaak omdat organisatoren te weinig ruimte voelen of krijgen om te experimenteren. Of omdat er niet bewust over een opstelling wordt nagedacht en we vervallen in wat we van alle voorgaande congressen kennen.

De podiumwet (noem ik het maar even) luidt als volgt: Hoe verder mensen van een podium afzitten, hoe hoger het podium wordt. Daarom is het zaak om de zichtlijnen zo kort mogelijk te maken. Bedenk eens hoe veel lengte touw je nodig hebt om alle stoelen bij je opstelling individueel met een podium of centrale spreekplek te verbinden.

Probeer deze totale lengte zo kort mogelijk te houden, daarmee verhoog je de betrokkenheid van mensen. Al schuivend met de stoelen kom je er dan achter dat de traditionele bioscoop- of theateropstelling het meeste touw nodig heeft. Wanneer je de stoelen in cirkels of halve cirkels opstelt, heb je het miste touw nodig.